労働時間を減らす風潮はありますが、現実は抱える仕事が多いためうまくいかないこともあります。残業が禁止されることで、仕事を家に持ち帰る人も少なくないでしょう。では効率化を進めれば良いかといえば、そうもいかない事情があるケースもあります。それは、多くの人が関わって情報を共有したり、打ち合わせを行いながら進める仕事の場合です。その情報がどこかで停滞したり、打ち合わせに時間がかかることで労働時間は長引きます。そのため、自分ではコントロールできない時間が含まれると、1人で効率化を進めても効果が出ないのです。
そのような場合には、まず業務をできる限り細かく分解し、隙間時間でこなせる業務を作っておきます。そして隙間時間にできる業務を予め確保します。他にまとまった時間にじっくりと取り組むものやアイデアを出すもの、簡単な業務と分け、後は1日のスケジュールにそれらの業務をパズルのように組み込みます。予め会議の予定があれば、その前後は変更可能な業務を入れることで会議が長引いても業務は他の時間へ移せます。逆に時間が空けば、そこに組み込める業務を探してこなしておくのです。
アイデア出しのような考える業務は隙間時間で優先して行い、集中したい業務の最中は飛び込みの仕事を断ります。このようにパズルをはめ込むイメージで仕事を組むスタイルにすれば、無駄をなくすことが可能です。その結果労働時間を無駄に浪費することなく、不意な飛び込み作業にも対応できます。